Im Februar 2024 hat der Einkauf in Lengerich ein neues Konzept zur Bürobelegung eingeführt und damit Raum gewonnen. Es stehen nun weniger Arbeitsplätze zur Verfügung, dafür ist mehr Platz für Teamarbeit. Wie das Desk-Sharing funktioniert, welche Vorteile es bietet und warum Upcycling hier eine Rolle gespielt hat, erklären uns Marietta Wiesinger und Philipp Reiplinger.

Desksharing kurz und knapp 

• Freiwilliges Angebot: Wer nicht mitmacht, behält seinen Schreibtisch
• Fünf feste Arbeitsplätze - elf Desksharing Plätze 
• Buchung mit Desk.ly online möglich. Ausstattung der Arbeitsplätze wird dort beschrieben
• 2. OG nur Desksharing-Arbeitsplätze. EG hauptsächlich fest
• Neue Büroregeln zu Sauberkeit, Buchungszeitraum, Stornierung etc. 
• Postzustellung neu eingerichtet mit personenbezogenen Postfächern
• Möglichkeit zum Verstauen von Privatsachen neu geschaffen 

Was hat Euch dazu veranlasst, die Raumaufteilung zu überdenken?
Philipp Reiplinger: Seit der Pandemie sind die Arbeitsplätze im Gebäude aufgrund des mobilen Arbeitens nicht mehr alle besetzt. Gleichzeitig gibt es ein großes Bedürfnis, wieder in den direkten Austausch mit unseren Stakeholdern und Arbeitskollegen zu kommen. Dazu fehlten uns die Räumlichkeiten. Wir mussten also kreativ werden.

Wie sieht die heutige Büroaufteilung aus?
Philipp Reiplinger: Zunächst einmal haben wir ein freiwilliges Angebot formuliert. Mitarbeitende, die sich am mobilen Arbeiten beteiligen, nehmen in Zukunft automatisch am Desksharing teil. Umgekehrt behalten manche Mitarbeitende auf eigenen Wunsch ihren festen Arbeitsplatz. Es gibt jetzt fünf fest zugeteilte Arbeitsplätze sowie einen festen Azubiplatz. Für die 15 Mitarbeitenden, die sich am Desksharing beteiligen, bleiben elf Desksharing-Arbeitsplätze. Das ist maximale Flexibilität für die Mitarbeitenden im Einkauf. #Erstklassigkeit #Vertrauen #Wertschätzung 

Wie habt Ihr das Desksharing vorbereitet?
Marietta Wiesinger: Am Anfang stand das Ausmisten an. Alles Überflüssige und Analoge musste aus den Büros verschwinden. Mit den schon vorhandenen Lizenzen der Buchungssoftware desk.ly konnten wir die Schreibtische buchbar machen. Zusätzlich haben wir auf den Schreibtischen QR-Codes angebracht, damit die Mitarbeitenden auch einen Tisch nachbuchen oder stornieren können.

Wo findet man jetzt die Desksharing-Plätze?
Marietta Wiesinger: Wir haben nun im gesamten zweiten Obergeschoss ausschließlich Desksharing Arbeitsplätze. Die festen Arbeitsplätze befinden sich hauptsächlich im Erdgeschoss.

Was gab es noch zu bedenken?
Marietta Wiesinger: Wir mussten unsere „Büroregeln“ anpassen und erweitern. So gibt es nun Regeln zur Buchung oder für das saubere Hinterlassen von Arbeitsplätzen. An einem freiwilligen Strafenkatalog für unsere Einkaufskasse arbeiten wir noch ? #aktiveLernkultur

Wo bleiben die persönlichen Dinge der Mitarbeitenden?
Marietta Wiesinger: Auch das mussten wir neu regeln. Einen Raum haben wir mit Möbelstücken, die durch die Ausmistaktion nicht mehr benötigt wurden, neu eingerichtet. Ein alter Aktenhochschrank dient nun als Postfach und Schuhschrank. Das alte Sideboard nutzen wir als Paketablage und Stauraum. Neu angeschafft wurden lediglich ein kleiner abschließbarer Metallspint und eine Garderobenstange, die zwischen Hochschrank und Wand installiert wurde. So konnten wir die Ausgabekosten auf unter 500 Euro halten. #Effizienz #Nachhaltigkeit

Was hat sich im Einkauf durch die Einführung geändert?
Philipp Reiplinger: Durch die Umstrukturierung haben wir zunächst einmal Raum gewonnen. Wir verfügen nun über einen internen Besprechungsraum, der als auch einen Gemeinschaftsraum und Ablageort für private Dinge dient. Darüber hinaus gibt es einen nicht buchbaren Arbeitsplatz, den wir spontan zur Verfügung stellen können. 
Marietta Wiesinger: Die buchbaren Arbeitsplätze sind größtenteils gleich eingerichtet. Es befinden sich keine persönlichen Gegenstände auf dem Schreibtisch und alles hat seinen Platz. Durch die konsequente Nutzung von XPhone ist ein ständiger Wechsel der Arbeitsplätze leicht möglich.

Was ist Euer Fazit?
Marietta Wiesinger: Im Moment probieren wir noch aus und lernen mit dem Desksharing umzugehen. Das klappt aber schon sehr gut! Eine Eingewöhnungsphase braucht es, bis die neuen Abläufe wie die Buchung des Arbeitsplatzes oder Verstauen privater Dinge im Spint zur Routine werden.

Und wie geht es weiter?
Philipp Reiplinger: Mich würde es freuen, wenn sich in Zukunft weitere Abteilungen dem Desksharing über desk.ly anschließen. Dann hätten wir die Möglichkeit, auch Arbeitsplätze außerhalb des Einkaufs zu nutzen. Ich bin davon überzeugt, dass wir davon profitieren, wenn ein Categorymanager aus dem Einkauf auch mal einen Platz im technischen Service oder eine Mitarbeiterin aus dem Vertrieb einen Arbeitsplatz im Einkauf bucht. Vielleicht regt dieses Interview zur Nachahmung an. Sprecht uns gerne an! #Proaktivität